Toiminnan jatkuva kehittäminen edellyttää toimintatapojen vakiintumista, muutostarpeiden tiedostamista sekä toimintaa tukevia dokumentointi- ja tietojärjestelmiä.
Ainakin kerran vuodessa tarkistettavan toiminnan taustaselvityksen tulisi käsittää
- henkilökohtainen osaaminen,
- tarjottavien tuotteiden ja
- palveluiden markkinat,
- asiakaskunta,
- toiminnan edellytykset sekä
- mahdollisuudet etätyön harjoittamiseen.
Vähintään kerran vuodessa tehtävässä toimintasuunnitelmassa tulee huomioida
- toimintapuitteet,
- omat ja yhteistyökumppaneiden resurssit,
- kustannukset ja
- rahoituksen järjestäminen,
- toiminnan käynnistämisen ja ylläpitämisen edellytykset sekä
- toteutusaikataulu.
Kunkin työtehtävän suorittamiseen soveltuva toimintatapa on mallinnettava ja dokumentoitava työn ohjeistoksi.
Toimintatapa voi olla
- tehtäväpohjainen,
- projektimuotoinen tai
- prosessimuotoinen.
Tehtäväpohjainen toimintatapa soveltuu parhaiten satunnaisiin ja kertaluonteisiin työtehtäviin.
Projektimuotoinen toimintatapa valitaan usein toistuviin, kestoltaan pidempiaikaisiin ja tyypiltään samankaltaisiin tehtäviin.
Prosessimuotoinen toimintatapa taas luontuu syklisesti toistuviin ja jatkuvaluonteisiin työtehtäviin. Myös usein toistuvat, samankaltaiset projektit voidaan mallintaa prosessiluonteisiksi.
Toiminnanohjaustietämykseen sisältyvät
- tuote-,
- palvelu-,
- osaamis- ja
- toimintatapatietämyksen kehittäminen sekä
- niiden ylläpito ja hallinta.
Toiminnanohjauksen vaatimukset ja puitteet määräytyvät valitun toimintatavan mukaisesti.
Toimintamallit ja niissä kuvatut työmenetelmät ohjaavat oikeisiin työtapoihin ja varmistavat toiminnan jatkuvuuden. Niiden avulla rationalisoidaan työtapoja sekä helpotetaan työn tekemistä.
Työmenetelmien, työvälineiden ja toiminnanohjauksen jatkuva ja tehokas kehittäminen edellyttää tietojärjestelmän käyttöä.
Tietojärjestelmä
Kun oma työtapa on mallinnettu ja ohjeistettu paperille, voidaan ottaa käyttöön sitä tukeva tietojärjestelmäohjelmisto.
- Toimintatietoja voi ylläpitää myös perinteisin menetelmin ja tarkoin toimintasuunnitelmin.
- Tietojärjestelmään kuvatut toimintapuitteet auttavat toimintavalmiuksien ylläpitoa ja kehittämistä.
- Tietojärjestelmän avulla voidaan hallita monia kohteita.
- Tietojärjestelmä varmistaa toiminnan laadun ja toimintatapojen kehityksen.
- Tietokonepohjaisten työvälineiden (ohjelmien, oheislaitteiden) ja dokumenttien automaattinen hallinta tietojärjestelmäohjelmalla nopeuttaa sekä joustavoittaa työskentelyä.
- Tietojärjestelmäohjelman tietovirtaohjaus- ja kommunikointiosioilla hallitaan tietojen siirtymistä sekä varmistetaan tietojen saatavuus.
Mikäli työprojekteihin osallistuu useita työntekijöitä, tämä edellyttää hajautettujen tietojen hallintaa kunkin jäsenen projektimallin mukaisesti.
Hajautetun toiminnan hallinta edellyttää jatkuvaa vuorovaikutusta yhteistyökumppaneiden kesken. Resurssien ja ajankäytön hallinta ovat merkittävä osa kokonaisvaltaista toiminnanohjausta.
Resurssihallinta edesauttaa etenkin projektimuotoisessa toiminnassa tarvittavien aikataulujen ja tehtävien ajoituksen hallintaa. Tehokkaalla resurssien hallinnalla voidaan projektin kustannukset optimoida.
- Tehtäväpohjainen toiminnanohjaus painottuu tehtävien priorisointiin sekä niiden tuottamien dokumenttien hallintaan.
- Projektimuotoinen toiminta asettaa vaatimuksia projektien vaiheistukselle sekä vaiheiden sisäisten toimenpiteiden keskinäiselle riippuvuudelle ja ajoitukselle.
- Prosessimuotoisen toiminnan ohjaus puolestaan painottuu tietovirtojen ohjaamiseen toimintoprosessin vaiheesta toiseen.